今回は、メディア向けに先駆けて行うレセプションについてお伝えいたします。レセプションをする最大の目的は何でしょうか。
 
それは、オープン前の綺麗なお店の状態を一足先にメディアやインフルエンサーに解禁し、取材、拡散してもらうことを目的としています。レセプションとして、内覧だけを行う場合（大型商業施設など）と食事を出す体験レセプションがあります。食事を出す場合には、着席式と立食式の2パターンが一般的です。これは、お店の目的にあわせてセレクトすることがおすすめです。食事費用はPR費と考えるため、基本的に参加者からの支払いはありません。ただし、決められたお酒以外の追加などは別途頂戴することが望ましいです。
 
＜レセプション企画内容＞
A）着席式レセプション（通常のお店と同じ体験をしていただくことが目的）
B）立食レセプション（お店をお披露目することが最大の目的）
 

A）着席式レセプション

お店の看板メニューをしっかり味わっていただくことが出来るのがもっとも価値があります。しかし、オープン前のためオペレーションがまだ固まっていない、オーダーミスやスムーズなサービスが行えないと、マイナス評価に繋がってしまうので、要注意です。
 
■集客の仕方：企画内容を詳細に記載したプレスリリースと招待メールを送付
 
例）6月10日にオープン予定のお店のスケジュール
 
●プレスリリースを作成　　5月中旬まで
・コンセプトをヒアリング
・写真撮影（内観・外観・料理・イメージ）
 
（参考）　知っておきたい！飲食店のPR　VOL1.「プレスリリースの重要性」
 
●プレスリリース配信　　5月24日
→そのままニューオープン記事としてWEBに掲載
→取材依頼が入る
＊ニューオープン情報配信としては、オープンの2週間前
＊レセプション開催の集客としては、なるべく早めにスケジュールを抑えたい
 
●メディアレセプション
６月７日、8日　（12時～/18時～）着席レセプションを開催　各回40名
＊出欠確認：5月末までに参加者名簿を作成
＊ターゲット主要メディアに優先的にアプローチも可能
＊レセプション参加媒体がすべて掲載に繋がるというわけでないがSNS告知は必須にする
＊同伴者の方もSNS配信が可能な方を限定
★前日にリマインドメールを配信。
 
■レセプション当日
感染対策の検温・消毒を行う　←　スタッフが入り口で対応
 
＜入口＞＊受付は食事スタートの30分前
●受付で名刺をもらい、プレスリリースを渡す
●スタッフより、店内の案内を一周してもらってから、着席
●お店の責任者が、お客様に挨拶
 
＜食事スタート＞
●12時～、18時～
＊まずはスタッフからの挨拶、お店の紹介をした上でお食事がスタート
＊提供料理の説明　←　メモされる方もいると思いますので、詳細に。
★当日提供するシャンパン・ワインを撮影したい方もいると思いますので、撮影用にボトルの準備なども必要。
 
＜ご意見のヒアリング＞
1)各テーブルを回り、コミュニケーションをとる
2)アンケートを配布して、お帰りの際に回収する
 

B）立食レセプション

食事の体験というよりもお披露目の意味合いが強いので、人数は着席式よりも幅広く招待する場合が多いです。ここでの注意点は、招待者の認識もあまり重くないことが多いので、知り合いにメールを転送したりすることで、当日に思ったよりも多い人数が集まることがあります。
 
■集客の仕方：企画内容を詳細に記載したプレスリリースと招待メールを送付
中・大規模店舗の場合は、入口での混雑を避けるため、入店の際のチェックが招待メールのみということもあります。ドリンク・食事の提供には限りがある旨を伝えましょう。2週間ほど前に配信することが一般的です。
 
■出欠確認について
・小規模、中規模店舗の場合は、予めドリンクや食事の準備の兼ね合いもあるので、人数の把握をするために、出欠をまとめる場合もあります。
・自由参加の場合は、人数制限によって並んでいただきます。
 
■レセプション当日
＜入口＞
●小規模・中規模の場合は受付で名刺をもらう
●お店の責任者が、お客様に挨拶
 
＜食事スタート＞
●ウェルカムドリンクを持って、食事の登場を待つ場合もありますが、来店客から自由にブッフェを楽しむパターンが一般的です。
★注意点は、グラス、お皿などが足りなくならないように、バッシングをし続けること。
 
＜まとめ＞
レセプションに来店するお客様（メディアやインフルエンサー）は、一般顧客よりも厳しい目を持っています。よく「オープン前なので」「オープンしたばかりなので」という言い訳をされるお店の方がいらっしゃいますが、そこは考慮してもらえないという意識で臨むことが必要です。一度の印象で、取材やSNSへのアップがなくなってしまうことはとても残念です。そのことを踏まえ、まだ準備ができていない場合は、レセプションが必要なのかも再考しなければいけません。ただ、満席になった客席や、立食レセプションで店内がにぎやかになったシーンは、スタッフのモチベーションアップや団結にも繋がります。
 
様々な視点から、オープン時にはメディアレセプションというものを念頭においてみてはいかがでしょうか。